Korisničko uputstvo za modul Human Resources

1. Svrha modula

Modul Human Resources služi za vođenje zaposlenih, ugovora, obračuna plata, evidencije radnog vremena i pratećih izveštaja. Pored operativnog rada, modul sadrži i važan deo za podešavanja obračuna.

U ovom modulu korisnik najčešće radi sledeće:

• vodi zaposlene i njihove lične podatke
• vodi ugovore zaposlenih
• evidentira radno vreme
• održava elemente obračuna i šablone plata
• vodi konstante obračuna
• radi obračun plata
• podešava knjiženje plata i pravila isplata
• koristi personalne i obračunske izveštaje

2. Kako je organizovan modul

Modul je praktično podeljen na dve velike celine:

• operativni rad
• podešavanja modula

Operativni rad obuhvata:

• Employees
• Employees' Contracts
• Time Logs
• Payroll Pages
• Reports

Podešavanja modula obuhvataju:

• Education Degrees
• Employee Contract Types
• Tax Exempt Types
• Payroll Elements
• Payroll Templates
• Employees' Payroll Elements
• Payroll Constants
• Payroll Accountings

Preporučeni redosled rada je:

1. prvo podesiti šifarnike i pravila obračuna
2. zatim uneti zaposlene i ugovore
3. po potrebi uneti radne evidencije
4. na kraju raditi obračun plata i izveštaje

3. Zaposleni

3.1. Employees

Ekran Employees služi za vođenje evidencije zaposlenih. Podaci se vode kroz istoriju, što znači da se mogu pratiti promene kroz vreme.

Kada se koristi:

• kada se uvodi novi zaposleni
• kada se menjaju lični ili kontakt podaci zaposlenog
• kada se ažuriraju podaci bitni za obračun plate

Na ovom ekranu korisnik vodi:

• osnovne lične podatke
• identifikacione podatke
• kontakt i adresu
• podatke za obračun plate
• bankovne račune zaposlenog

Osnovni koraci:

1. Otvorite Employees.
2. Dodajte novog zaposlenog.
3. Po potrebi povežite postojeće lice iz partnera ako je već ranije uneseno.
4. Unesite osnovne lične podatke.
5. Unesite adresu i kontakt podatke.
6. U delu za obračun plate unesite obrazovanje, zanimanje i druge obračunske podatke.
7. Po potrebi unesite prethodni radni staž i penzijski staž.
8. Sačuvajte zapis.

Očekivani ishod:

• zaposleni postaje dostupan za ugovore, evidenciju vremena i obračun plata

Šta proveriti ako unos ne prolazi:

• da su obavezna lična polja popunjena
• da su lookup podaci poput države, opštine i valute već uneseni u sistem
• da su podaci za domaće lice usklađeni sa internim pravilima firme

4. Ugovori zaposlenih

4.1. Employees' Contracts

Ekran Employees' Contracts služi za vođenje ugovora zaposlenih, takođe kroz istoriju promena.

Kada se koristi:

• kada zaposleni dobija novi ugovor
• kada se menja tip ugovora, plata ili radno vreme
• kada se ažuriraju parametri potrebni za obračun

Na ugovoru se vode podaci kao što su:

• tip ugovora
• poslovnica
• stručna sprema i radno mesto
• datum i mesto potpisivanja
• osnovna plata
• tip isplate platne liste
• koeficijent poreskog oslobođenja
• smena i vrsta rada
• radni sati i radni dani
• beneficije i druga prava

Osnovni koraci:

1. Otvorite Employees' Contracts.
2. Dodajte novi ugovor za zaposlenog.
3. Unesite osnovne podatke o ugovoru.
4. U delu Payroll data unesite obračunske parametre.
5. Proverite radno vreme, koeficijente i dodatke.
6. Sačuvajte ugovor.

Očekivani ishod:

• zaposleni dobija aktivan ugovor koji može učestvovati u obračunu i radnim evidencijama

5. Evidencija radnog vremena

5.1. Time Logs

Ekran Time Logs služi za vođenje perioda evidencije rada.

Kada se koristi:

• kada pripremate obračun plate na osnovu evidencije rada
• kada vodite radne dane, sate i vrste prihoda po ugovorima

Na listi evidencija korisnik vodi:

• broj evidencije
• period od-do
• napomenu

Osnovni koraci:

1. Otvorite Time Logs.
2. Dodajte novu evidenciju rada.
3. Unesite period od-do.
4. Po potrebi unesite napomenu.
5. Sačuvajte zapis.

5.2. Rad sa jednom evidencijom vremena

Na pojedinačnoj evidenciji rada korisnik radi u tri celine:

• zaglavlje evidencije
• izbor ugovora
• unos stavki po danima i vrstama prihoda

Korisnik može:

• uzeti sve aktivne ugovore
• odabrati samo određene ugovore
• filtrirati po kategoriji ili tipu ugovora
• birati da li ulaze vikendi i praznici

Za svaku stavku rada mogu se unositi:

• datum
• vrsta prihoda
• trajanje
• početak i kraj rada
• napomena

Očekivani ishod:

• evidencija rada je spremna za korišćenje u obračunu redovne plate

6. Obračun plata

6.1. Payroll Pages

Ekran Payroll Pages služi za vođenje obračuna plata.

Kada se koristi:

• za redovan obračun plate
• za pregled ugovora uključenih u obračun
• za generisanje naloga za plaćanje i izvoz platnih listi

Na zaglavlju obračuna korisnik vodi:

• datum obračuna
• tip dokumenta
• period od-do
• vezu sa radnom evidencijom kod redovne plate
• očekivani datum isplate
• opis

Kod redovnog obračuna, radna evidencija može biti obavezna, u zavisnosti od vrste dokumenta.

Osnovni koraci:

1. Otvorite Payroll Pages.
2. Dodajte novi obračun.
3. Izaberite tip dokumenta.
4. Unesite period obračuna.
5. Ako je potreban redovan obračun, izaberite Time Log.
6. Unesite očekivani datum isplate i opis.
7. Sačuvajte obračun.

6.2. Obračun po ugovorima

Na pojedinačnom obračunu korisnik vidi listu ugovora i zbirne vrednosti obračuna po zaposlenom ili ugovoru.

Prikazuju se podaci kao što su:

• bruto prihod
• doprinosi
• porez
• odbici
• neto prihod
• neoporezivi iznosi
• iznos za isplatu
• kontrola obračuna

Na stranici su dostupne važne akcije:

• Calculate
• povezivanje sa finansijskom stranicom
• kreiranje naloga za plaćanje
• pregled naloga za plaćanje
• izvoz platnih listi

6.3. Calculate

Akcija Calculate služi za obračun svih ugovora uključenih u platnu listu.

Kada se koristi:

• nakon unosa ili izmene zaglavlja obračuna
• nakon izmene šablona, elemenata ili radne evidencije

Očekivani ishod:

• sistem izračuna bruto, doprinose, porez, odbitke i neto iznose za sve ugovore na obračunu

6.4. Nalog za plaćanje i platne liste

Iz obračuna je moguće:

• kreirati nalog za plaćanje
• otvoriti postojeći nalog za plaćanje
• izvesti platne liste

Kod kreiranja naloga za plaćanje korisnik unosi:

• datum isplate
• blagajnički ili bankovni račun

7. Izveštaji

7.1. Reports

Modul sadrži dve osnovne grupe izveštaja:

• obračunske izveštaje
• personalne izveštaje

Na osnovu koda modula podržani su izveštaji kao što su:

• analitike obračuna
• proširene analitike obračuna
• analitike po zaposlenom
• poreske analitike
• rekapitulacije doprinosa
• rekapitulacije prihoda
• broj zaposlenih po obrazovanju i vrsti ugovora
• starosna struktura zaposlenih

Kada se koriste:

• za proveru obračuna
• za izveštavanje prema internoj evidenciji
• za statistiku zaposlenih i personalne preglede

8. Podešavanja modula Human Resources

Ovo je važan deo modula. Bez pravilno podešenih šifarnika i pravila obračuna, obračun plata neće dati očekivane rezultate.

8.1. Education Degrees

Ekran Education Degrees služi za vođenje stepena obrazovanja.

Kada se koristi:

• pri unosu zaposlenih
• u personalnim izveštajima

Očekivani ishod:

• stepen obrazovanja postaje dostupan na kartici zaposlenog

8.2. Employee Contract Types

Ekran Employee Contract Types služi za vođenje vrsta ugovora zaposlenih.

Kada se koristi:

• pri unosu ugovora
• u filtriranju i izveštajima
• u šablonima obračuna

Očekivani ishod:

• tipovi ugovora postaju dostupni na ugovorima i šablonima

8.3. Tax Exempt Types

Ekran Tax Exempt Types služi za vođenje vrsta poreskih oslobođenja.

Kada se koristi:

• pri definisanju elemenata obračuna koji su neoporezivi
• kod posebnih vrsta primanja

Očekivani ishod:

• poreska oslobođenja postaju dostupna na elementima obračuna

8.4. Payroll Elements

Ekran Payroll Elements služi za definisanje svih elemenata obračuna plate.

To uključuje:

• prihode
• poreze
• doprinose
• odbitke
• neoporezive stavke

Kada se koristi:

• pri početnom podešavanju obračuna
• kada se menjaju pravila obračuna plata
• kada se uvode nova primanja, odbici ili poreske stavke

Za svaki element može se definisati:

• vrsta elementa
• osnovica i pravila obračuna
• poreska i doprinosna svojstva
• prioritet odbitka
• stopa ili fiksna vrednost
• dodatni parametri kao što su poreski dani, umanjenja ili posebna raspodela

Praktična preporuka:

• ovaj ekran treba da održava napredniji korisnik koji razume pravila obračuna plate

Na ovom ekranu je najvažnije razumeti da se ponašanje i dostupna polja menjaju zavisno od Payroll Element Type. Svaki tip elementa utiče na obračun na drugačiji način.

8.4.1. Zajednička polja za sve tipove

Bez obzira na tip elementa, za svaki Payroll Element vode se osnovni podaci:

• Type
• Name
• Valid from
• Valid to
• Inactive

Uticaj na obračun:

• Type određuje logiku elementa i koja dodatna polja će biti dostupna
• Name služi za izbor elementa u šablonima, individualnim dodelama i pravilima knjiženja
• period važenja određuje od kada se element koristi u obračunu
• Inactive sprečava upotrebu elementa u novim obračunima, ali ne briše istoriju

8.4.2. Tip Income

Ovaj tip se koristi za elemente koji predstavljaju prihod ili osnovu prihoda u obračunu plate.

Polja koja se mogu podesiti:

• Income type
• Tax return type
• Adjusting coefficient
• Previous employment base
• Deduction permission
• Tax/Contribution adjusting coefficient
• Tax code
• Defined absolutely
• Sick leave days
• Base for food allowance
• Tax free distribution
• Include in total duration
• Non-monetary benefit

Objašnjenje i uticaj na obračun:

• Income type Određuje poslovnu vrstu prihoda. Taj podatak se koristi u evidenciji rada, šablonima obračuna i logici računanja prihoda.

• Tax return type Određuje kako se prihod klasifikuje u poreskom izveštavanju.

• Adjusting coefficient Menja vrednost ili osnovicu prihoda kroz koeficijent. Promena ovog polja utiče na visinu obračunatog prihoda.

• Previous employment base Određuje da li prethodni radni staž zaposlenog utiče na obračun tog prihoda.

• Deduction permission Određuje da li se na ovaj prihod mogu primenjivati odbici. Ako nije uključeno, odbici se neće raspoređivati na taj prihod kao na ostale prihode.

• Tax/Contribution adjusting coefficient Menja osnovicu za poreze i doprinose vezane za taj prihod.

• Tax code Koristi se za poresku klasifikaciju i dalje izveštavanje.

• Defined absolutely Određuje da li je vrednost prihoda unapred definisana kao apsolutna vrednost, umesto da se računa preko sati, dana ili drugih količina.

• Sick leave days Koristi se kod prihoda koji se odnose na bolovanje. Menja logiku obračuna tog prihoda u zavisnosti od broja dana.

• Base for food allowance Određuje da li taj prihod učestvuje u osnovici za topli obrok ili sličnu naknadu.

• Tax free distribution Određuje da li prihod učestvuje u raspodeli neoporezivog dela.

• Include in total duration Određuje da li se prihod uzima u obzir u ukupnom fondu rada ili trajanja angažmana.

• Non-monetary benefit Označava da se prihod tretira kao nenovčana korist, što može promeniti način obračuna i prikaza.

Praktičan rezultat u obračunu:

• prihod ulazi u bruto stranu obračuna
• može se vezati za sate, dane ili druge količine iz evidencije rada
• na njega se dalje mogu primenjivati porezi, doprinosi i odbici, zavisno od podešenja

8.4.3. Tip Tax

Ovaj tip se koristi za poreske elemente obračuna.

Polja koja se mogu podesiti:

• Calculation base
• Paid by employer
• Cost recognised rate
• Rate ili Value
• Tax free base
• Tax free value
• Tax day factor

Objašnjenje i uticaj na obračun:

• Calculation base Određuje od koje osnovice se računa porez. Ovo je jedno od ključnih polja za tačnost obračuna.

• Paid by employer Određuje da li porez ide na teret poslodavca. To menja kako porez utiče na neto zaposlenog i ukupni trošak poslodavca.

• Cost recognised rate Određuje koliki deo osnovice se priznaje kao trošak pre obračuna poreza.

• Rate Koristi se kada se porez računa procentualno.

• Value Koristi se kada se porez obračunava kao fiksna vrednost.

• Tax free base Određuje osnovicu neoporezivog dela.

• Tax free value Određuje iznos neoporezivog dela koji smanjuje poreski teret.

• Tax day factor Koristi se kada obračun poreza zavisi od dana ili dnevnog faktora.

Praktičan rezultat u obračunu:

• porez umanjuje neto primanje ili se vodi kao teret poslodavca, zavisno od podešenja
• utiče na poreske analitike, rekapitulacije i platne liste

8.4.4. Tip Contribution

Ovaj tip se koristi za doprinose.

Polja koja se mogu podesiti:

• Contribution type
• Calculation base
• Paid by employer
• Cost recognised rate
• Rate ili Value
• Tax free base
• Tax free value

Objašnjenje i uticaj na obračun:

• Contribution type Određuje kojoj vrsti doprinosa element pripada.

• Calculation base Određuje osnovicu za obračun doprinosa.

• Paid by employer Razdvaja doprinose koje snosi poslodavac od onih koji terete zaposlenog.

• Cost recognised rate Menja način priznavanja osnovice kod posebnih obračunskih slučajeva.

• Rate Koristi se za procentualni obračun doprinosa.

• Value Koristi se za fiksni obračun doprinosa.

• Tax free base i Tax free value Koriste se kada deo osnovice ne ulazi u obračun doprinosa.

Praktičan rezultat u obračunu:

• doprinosi utiču na bruto-neto računicu
• mogu povećati trošak poslodavca ili smanjiti iznos zaposlenog
• ulaze u izveštaje o doprinosima i zakonske rekapitulacije

8.4.5. Tip Deduction

Ovaj tip se koristi za odbitke od plate.

Polja koja se mogu podesiti:

• Priority
• Rate
• Tax reduction rate
• Contribution reduction rate

Objašnjenje i uticaj na obračun:

• Priority Određuje redosled primene odbitaka. Važno je kada postoji više odbitaka, jer redosled može promeniti konačan rezultat.

• Rate Određuje procenat odbitka.

• Tax reduction rate Određuje koliko odbitak utiče na umanjenje poreza ili poreske osnovice.

• Contribution reduction rate Određuje koliko odbitak utiče na doprinosnu osnovicu ili doprinos.

Praktičan rezultat u obračunu:

• odbici smanjuju iznos za isplatu ili menjaju osnovice za dalji obračun
• posebno su važni kod kredita, administrativnih zabrana i drugih obustava

8.4.6. Tip Tax Exempt

Ovaj tip se koristi za neoporezive elemente.

Polja koja se mogu podesiti:

• Type
• Tax / Contribution

Objašnjenje i uticaj na obračun:

• Type Određuje vrstu poreskog oslobođenja iz šifarnika Tax Exempt Types.

• Tax / Contribution Određuje na koji poreski ili doprinosni element se oslobođenje odnosi.

Praktičan rezultat u obračunu:

• neoporezivi elementi smanjuju deo osnovice ili iznosa koji bi inače bio predmet poreza ili doprinosa
• koriste se kod posebnih vrsta primanja i zakonskih oslobođenja

8.4.7. Kako birati između Rate i Value

Kod poreza i doprinosa sistem podržava dva pristupa:

• obračun preko polja Rate
• obračun preko polja Value

Praktično pravilo:

• koristite Rate kada se element računa kao procenat osnovice
• koristite Value kada element ima unapred zadat iznos

Ta dva pristupa ne treba mešati bez jasnog razloga, jer menjaju logiku obračuna.

8.4.8. Kako Payroll Elements utiču dalje na obračun

Payroll Elements sami ne rade obračun dok nisu uključeni u ostatak modula. Njihov puni efekat nastaje tek kada se povežu sa:

• Payroll Templates
• Employees' Payroll Elements
• Payroll Constants
• Payroll Accountings
• Time Logs
• Payroll Pages

To praktično znači:

• element definiše pravilo obračuna
• šablon određuje kada se element koristi
• individualni elementi zaposlenog dodaju izuzetke i posebne slučajeve
• konstante daju važeće vrednosti i stope za određeni period
• evidencija rada daje sate, dane ili trajanje
• obračun plate sve sabira u konačan rezultat

Zbog toga se promena i na jednom polju Payroll Element često vidi tek kada se ponovo izračuna konkretan obračun plate.

8.5. Payroll Templates

Ekran Payroll Templates služi za definisanje šablona obračuna.

Šablon povezuje:

• tip ugovora
• tip dokumenta obračuna
• teritorijalni kontekst, ako postoji
• listu prihoda
• listu poreza i doprinosa

Kada se koristi:

• kada želite standardizovan obračun po vrsti ugovora ili vrsti zaposlenja
• kada se isti raspored elemenata koristi više puta

U šablonu se može:

• izabrati više prihoda
• odrediti redosled prioriteta
• definisati na koje prihode se primenjuju određeni porezi i doprinosi

Očekivani ishod:

• obračun plate koristi unapred definisanu logiku, bez ručnog sastavljanja svakog elementa

8.6. Employees' Payroll Elements

Ekran Employees' Payroll Elements služi za dodelu individualnih elemenata obračuna zaposlenima.

Kada se koristi:

• kada konkretan zaposleni ima poseban prihod
• kada ima individualni odbitak, kredit ili neoporezivu stavku
• kada element važi samo za jednog zaposlenog ili određeni period

Ovde se mogu voditi:

• dodatni prihodi
• odbici
• neoporezive stavke
• period važenja
• iznos, stopa, broj rata i početno stanje, gde je primenljivo

Očekivani ishod:

• pojedinačni elementi ulaze u obračun konkretnog zaposlenog

8.7. Payroll Constants

Ekran Payroll Constants služi za vođenje konstanti obračuna.

Kada se koristi:

• kada se menjaju stope, koeficijenti ili druge vrednosti koje zavise od perioda
• kada postoje različite vrednosti po državi, entitetu ili regionu

Za svaku konstantu vodi se:

• vrsta konstante
• teritorijalni kontekst
• datum važenja od
• datum važenja do
• vrednost

Očekivani ishod:

• obračun koristi odgovarajuću vrednost konstante za dati period

8.8. Payroll Accountings

Ekran Payroll Accountings služi za podešavanje pravila knjiženja i raspodele isplata za elemente obračuna plate.

To je ključni deo podešavanja modula, jer određuje:

• na koja konta se knjiže elementi obračuna
• kako se formiraju nalozi za plaćanje
• kome se isplata raspoređuje

Za svako pravilo korisnik može definisati:

• element obračuna
• šablon, region zaposlenog ili element prihoda kao kriterijum
• tip naloga za plaćanje
• poziv na broj
• budžetske podatke kada su potrebni
• konto duguje
• konto potražuje
• jednu ili više partija isplate sa procentualnom raspodelom

Kada se koristi:

• pri početnom podešavanju knjiženja plata
• kada se menjaju konta ili pravila isplate
• kada se menjaju primaoci određenih uplata

Važna preporuka:

• zbir raspodele po partijama treba da bude 100%

9. Šta prvo podesiti pre početka rada

Ako modul postavljate od početka, preporučen redosled je:

1. Education Degrees
2. Employee Contract Types
3. Tax Exempt Types
4. Payroll Elements
5. Payroll Templates
6. Payroll Constants
7. Payroll Accountings
8. Employees
9. Employees' Contracts
10. Employees' Payroll Elements
11. Time Logs
12. Payroll Pages

10. Najčešće situacije koje treba proveriti

10.1. Zaposleni nije dostupan u obračunu

Proveriti:

• da li postoji aktivan ugovor
• da li je ugovor unet u odgovarajućem periodu

10.2. Obračun ne daje očekivane vrednosti

Proveriti:

• elemente obračuna
• šablon obračuna
• individualne elemente zaposlenog
• konstante obračuna

10.3. Radna evidencija ne ulazi u obračun

Proveriti:

• da li je Time Log povezan sa obračunom
• da li su ugovori i stavke rada sačuvani
• da li period obračuna odgovara periodu evidencije

10.4. Nalog za plaćanje ili knjiženje nije očekivano

Proveriti:

• Payroll Accountings
• raspodelu po partijama
• izabrane kontne račune
• tip naloga za plaćanje i budžetske podatke

11. Preporuka za rad

• najpre zaključajte podešavanja obračuna, pa tek onda krenite sa operativnim unosom
• izmene na elementima obračuna, šablonima i konstantama radite planski
• posle svake veće izmene proverite jedan probni obračun plate

Na taj način modul Human Resources ostaje pouzdan za svakodnevni rad, a obračun plata konzistentan i proverljiv.