Иди на текст

Korisničko uputstvo za modul Company Registers

1. Svrha modula

Modul Company Registers služi za vođenje šifarnika i podešavanja na nivou konkretne kompanije. Podaci iz ovog modula koriste se svakodnevno u drugim poslovnim modulima, posebno u fakturama, finansijama, kasama i evidenciji partnera.

U ovom modulu korisnik najčešće vodi:

  • poslovnice
  • partnere
  • bankovne račune partnera
  • dnevnike
  • oznake i pomoćne šifarnike
  • knjige kursnih lista
  • tipove dokumenata
  • jedinice mere
  • kontne planove i konta
  • račune blagajne ili banke
  • praznike

2. Preporučeni redosled rada

Ako se modul podešava od početka, preporučen redosled je:

  1. proverite da su Global Registers već popunjeni
  2. unesite poslovnice
  3. unesite jedinice mere
  4. unesite tipove dokumenata
  5. podesite kontne planove, klase i konta
  6. unesite dnevnike
  7. unesite partnere i njihove bankovne račune
  8. podesite račune blagajne ili banke
  9. po potrebi unesite knjige kursnih lista i praznike

Ovim redosledom se smanjuje broj praznih lookup listi i prekida pri unosu.

3. Branches

Ekran Branches služi za vođenje poslovnica kompanije.

Kada se koristi:

  • kada kompanija radi kroz jednu ili više poslovnica
  • kada dokumenti, partneri ili računi zavise od poslovnice

Na ovom ekranu vodi se istorijski zapis, što znači da se promene podataka poslovnice mogu pratiti kroz vreme.

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Branches.
  2. Dodajte novu poslovnicu.
  3. Unesite osnovne podatke kao što su šifra, identifikacija i adresa.
  4. Izaberite državu, entitet, regiju i opštinu gde je to potrebno.
  5. Obeležite da li je poslovnica sedište.
  6. Ako nije sedište, po potrebi povežite glavnu poslovnicu.
  7. Sačuvajte unos.

Očekivani ishod:

  • poslovnica postaje dostupna u dokumentima, kasama, prodajnim mestima i izveštajima

Šta proveriti ako unos ne prolazi:

  • da su osnovni teritorijalni šifarnici već uneti u Global Registers
  • da glavna poslovnica nije ista kao tekuća poslovnica
  • da su istorijski podaci uneseni u ispravnom kontekstu

4. Parties

Ekran Parties služi za vođenje partnera. Modul podržava rad sa pravnim licima, fizičkim licima, bankama i opštim tipovima partnera.

Kada se koristi:

  • kada unosite kupce, dobavljače, banke ili druge subjekte
  • kada menjate identifikacione, kontakt ili poreske podatke partnera

Na ovom ekranu takođe postoji istorija podataka, pa je moguće voditi promene kroz vreme.

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Parties.
  2. Dodajte novog partnera.
  3. Izaberite tip partnera.
  4. Unesite osnovne identifikacione podatke.
  5. Ako je partner pravno lice, proverite PDV status, PIB i povezane podatke.
  6. Ako je partner fizičko lice, unesite lične podatke i identifikacioni dokument.
  7. U delu adrese i prebivališta unesite državu, entitet, regiju, opštinu, mesto i adresu.
  8. Po potrebi unesite pravnu formu, telefone, email i web adresu.
  9. Sačuvajte partnera.

Očekivani ishod:

  • partner je dostupan za izbor u fakturama, računima, bankovnim računima i drugim modulima

Posebnosti koje treba znati:

  • za domaće partnere identifikacioni broj i lokacijski podaci mogu biti obavezni
  • kod pravnih lica PDV status utiče na dodatna polja
  • banke se mogu voditi kao poseban tip partnera

5. Party Bank Accounts

Ekran Party bank accounts služi za vođenje bankovnih računa partnera.

Kada se koristi:

  • kada partner ima jedan ili više računa
  • kada je račun potreban za plaćanja, naplatu ili eksport prema banci

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Party bank accounts.
  2. Dodajte novi račun.
  3. Izaberite partnera.
  4. Izaberite banku partnera.
  5. Izaberite valutu računa.
  6. Unesite broj računa i ostale potrebne podatke.
  7. Sačuvajte unos.

Očekivani ishod:

  • bankovni račun postaje dostupan u procesima plaćanja i povezanim dokumentima

Šta proveriti ako račun nije dostupan:

  • da partner postoji i da je sačuvan
  • da banka partnera postoji u sistemu
  • da je izabrana ispravna valuta

6. Journals

Ekran Journals služi za vođenje dnevnika.

Kada se koristi:

  • kada kompanija vodi poslovne događaje kroz različite dnevnike
  • kada drugi moduli traže izbor dnevnika pri unosu dokumenata

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Journals.
  2. Dodajte novi dnevnik.
  3. Proverite podrazumevane vrednosti koje sistem nudi za novi unos.
  4. Unesite ili dopunite godinu, valutu i vezu sa kontnim planom.
  5. Sačuvajte dnevnik.

Očekivani ishod:

  • dnevnik je dostupan pri radu sa dokumentima i knjiženjem

7. Labels

Ekran Labels služi za vođenje pomoćnih oznaka.

Kada se koristi:

  • kada firma koristi interne klasifikacije ili oznake
  • kada je potrebno dodatno označavanje podataka radi filtriranja ili organizacije

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Labels.
  2. Dodajte novu oznaku ili izmenite postojeću.
  3. Sačuvajte promenu.

Očekivani ishod:

  • oznaka postaje dostupna tamo gde je sistem koristi

8. Currency Exchange Books

Ekran Currency Exchange Books služi za vođenje knjiga kursnih lista i njihovih dnevnih kurseva.

Kada se koristi:

  • kada firma vodi sopstvene kursne liste
  • kada se kursevi unose ručno ili uvoze iz izvora

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Currency Exchange Books.
  2. Dodajte novu knjigu kursne liste.
  3. Izaberite valutu ili izvor kursa, u zavisnosti od načina rada.
  4. Sačuvajte knjigu.
  5. Otvorite deo sa kursevima za izabranu knjigu.
  6. Dodajte nove kurseve ručno ili koristite import iz feed-a ako je izvor podešen.

Očekivani ishod:

  • knjiga kursne liste i njeni kursevi postaju dostupni za procese koji koriste kurs

Šta proveriti ako import ne radi:

  • da knjiga ima definisan izvor
  • da je izabran period od-do
  • da podaci za taj period već nisu ažurni

9. Document Types

Ekran Ledger document category types služi za vođenje tipova dokumenata po vrsti glavne knjige ili ledgera.

Kada se koristi:

  • kada dokumenti moraju biti razvrstani po tipu
  • kada drugi moduli, poput faktura i knjiženja, zavise od tipa dokumenta

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Document Types.
  2. Izaberite ledger sa leve strane.
  3. Dodajte novi tip dokumenta ili izmenite postojeći.
  4. Po potrebi izaberite kategoriju dokumenta.
  5. Sačuvajte promenu.

Dodatna mogućnost:

  • sistem podržava kreiranje tipova iz postojećih kategorija dokumenata

Očekivani ishod:

  • tipovi dokumenata postaju dostupni na ekranima gde se bira vrsta dokumenta

10. Measure Units

Ekran Measure Units služi za vođenje jedinica mere.

Kada se koristi:

  • kada unosite robu ili usluge
  • kada količine na dokumentima moraju imati standardizovanu jedinicu mere

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Measure Units.
  2. Dodajte novu jedinicu mere ili izmenite postojeću.
  3. Sačuvajte promenu.

Očekivani ishod:

  • jedinica mere je dostupna na proizvodima i stavkama dokumenata

11. Accounting Plans

Ekran Accounting Plans služi za podešavanje kontnih planova, klasa konta i pojedinačnih konta.

Kada se koristi:

  • pri početnom računovodstvenom podešavanju sistema
  • kada se menja struktura konta ili dodaju nova konta

Ekran je organizovan u tri povezane celine:

  • kontni planovi
  • klase konta
  • pojedinačna konta

11.1. Kontni planovi

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Accounting Plans.
  2. Dodajte novi kontni plan ili izmenite postojeći.
  3. Sačuvajte promenu.

11.2. Klase konta

Osnovni koraci:

  1. Izaberite kontni plan.
  2. Otvorite tab za klase.
  3. Dodajte klasu konta.
  4. Sačuvajte promenu.

11.3. Konta

Osnovni koraci:

  1. Izaberite kontni plan.
  2. Otvorite tab za konta.
  3. Dodajte novo konto.
  4. Unesite šifru i naziv konta.
  5. Po potrebi podesite da li je konto vezano za partnera ili dnevnik.
  6. Po potrebi unesite podrazumevani opis i konto razgraničenja.
  7. Ako konto radi sa stranom valutom, uključite tu opciju i podesite revalorizaciju i konta kursnih razlika.
  8. Sačuvajte konto.

Očekivani ishod:

  • kontni plan i njegova konta postaju dostupni dnevnicima, knjiženju i finansijskim procesima

12. Cash Accounts

Ekran Cash Accounts služi za vođenje blagajničkih i bankovnih računa firme.

Kada se koristi:

  • kada firma radi sa gotovinom
  • kada firma koristi bankovne račune za plaćanja i naplatu

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Cash Accounts.
  2. Dodajte novi račun.
  3. Izaberite poslovnicu.
  4. Izaberite tip računa.
  5. Ako je tip bankovni, izaberite banku i e-banking tip gde je potreban.
  6. Izaberite valutu.
  7. Povežite konto ako je to deo podešavanja.
  8. Sačuvajte unos.

Očekivani ishod:

  • račun je dostupan za bankovne izvode, naloge za plaćanje i druge procese

Šta proveriti ako unos ne prolazi:

  • da su poslovnica, valuta i banka već uneti
  • da je za bankovni račun uneta banka i potrebni dodatni podaci

13. Holidays

Ekran Holidays služi za vođenje praznika.

Kada se koristi:

  • kada radni kalendar ili obračuni zavise od praznika
  • kada sistemski procesi treba da uzmu u obzir neradne dane

Osnovni koraci:

  1. Otvorite Holidays.
  2. Dodajte novi praznik.
  3. Unesite datum i opis.
  4. Sačuvajte promenu.

Očekivani ishod:

  • praznik je zabeležen i dostupan procesima koji koriste kalendar rada

14. Najčešće situacije koje treba proveriti

14.1. Lookup polje je prazno

Proveriti:

  • da li su odgovarajući šifarnici već uneti u Global Registers
  • da li je prethodni povezani podatak sačuvan

14.2. Partner se ne može sačuvati

Proveriti:

  • tip partnera
  • da li su za domaće partnere uneti obavezni identifikacioni i adresni podaci
  • da li su PDV podaci dosledni

14.3. Konto ili dnevnik nije dostupno u drugim modulima

Proveriti:

  • da li je konto uneto u odgovarajućem kontnom planu
  • da li je dnevnik vezan za ispravan kontni plan i godinu

14.4. Kursna lista ne daje očekivane podatke

Proveriti:

  • da li knjiga ima kurseve za traženi datum
  • da li je izvor podešen ako se koristi import

15. Preporuka za rad

  • prvo održavajte osnovne šifarnike, pa tek onda operativne module
  • veće izmene na partnerima, kontima i dnevnicima radite planski
  • posle svake važne izmene proverite jedan konkretan poslovni tok, na primer unos fakture ili naloga za plaćanje

Na taj način Company Registers ostaje stabilna baza za svakodnevni rad u ostatku sistema.